Hallo liebe Controller-Gemeinde,
da ich neu im Controlling bin und gerade an einer Aufgabenstellung meines Vorgesetzten verzweifle, wende ich mich an Euch mit der Bitte um Hilfe.
Die mir übertragene Fragestellung lautet: Ist die Bildung einer Vertriebskostenstelle in unserem Unternehmen sinnvoll?
Spontan würde ich sofort „ja“ schreien: mehr Transparenz, bessere Zuordnung von Gemeinkosten. In der Realität komme ich jedoch aus vielen Gründen nicht zu einer Entscheidung.
Daher kurz die Eckdaten für Euch:
[list]- Dienstleistungsunternehmen, hauptsächlich Projektgeschäft, 180 Mitabeiter, 8 Standorte[/list:u]
[list]- Kostenrechnung: lediglich eine Vollkostenrechnung, Kostenträger sind die Standorte und darunter die jeweils ein bis 3 Fachbereiche, zentrale Bereiche werden dem Hauptstandort zugerechnet und diese Gemeinkosten später auf alle Bereiche verteilt.[/list:u]
Aufbau des Vertriebs:
[list]- Teamleiter betreuen Projekte und sprechen in der verbleibenden Zeit Bestandskunden an (Abrechnung der einzelnen Projekte über Stundenzettel) bzw. knüpfen neue Kontakte[/list:u]
[list]- Vollzeit Vertriebsmitarbeiter – davon gibt es genau 3 an 2 der 8 Standorte. Davon ist eine Person mittlerweile in Teilen ihrer Arbeitszeit auch für andere Tätigkeiten zuständig. Eine Person beschäftigt sich lediglich mit einem konkreten Fachbereich an (hauptsächlich) einem Standort und die verbleibende Person agiert hauptsächlich Regional für alle Fachbereiche. Eine zentrale Vertriebsleitung existiert nicht.[/list:u]
[list]- Bei wichtigen Terminen reist selbstverständlich auch die obere Führungsriege zu den Bestandskunden oder potentiellen Kunden[/list:u]
[list]- Unterstützend arbeiten einige Personen der jeweiligen Verwaltung an den Standorten mit dem Verfassen von Nachrichten oder der Terminplanung auch noch "irgendwie" mit. Ohne Zeiterfassung.[/list:u]
Die Teamleiter sind immer nur an einem Standort für einen Fachbereich zuständig. Personalkosten lassen sich also ohnehin zu 100% direkt auf die Kostenträger verteilen. Die Definition was genau nun als „Vertriebszeit“ zu definieren und per Stundenzettel zu erfassen wäre ist bereits problematisch, da die meisten Aufträge einfache Folgeaufträge sind und damit der „Vertrieb“ quasi gleichzeitig mit der Arbeit am Projekt geschieht.
Die offiziellen „Vertriebsmitarbeiter“ reisen kaum und befassen sich zumeist mit der Kaltakquise und der Suche nach potentiellen Interessenten im Web und in Zeitungen. Wie auch die Teamleiter sind sie bereits nahezu vollständig als Einzelkosten auf die Kostenträger (Standorte) zurechenbar, lediglich zwischen den Fachbereichen könnte unterschieden werden. Hinzu kommt die Problematik, dass es keine Führung für alle Vertriebsmitarbeiter gibt (regionale Unterstellung unter der Niederlassungsleitung) und damit auch keinen Kostenstellenverantwortlichen.
Eine Zeiterfassung für die Führungskräfte kommt vermutlich nicht in Frage. Lediglich die Reisekosten könnten als Kostenart in die Vertriebskostenstelle einfließen.
Eine konkrete Entscheidungssituation (Make or Buy oder anderes) auf deren Hinblick ich die Fragestellung untersuchen kann kenne ich nicht.
Wie also soll ich diese Frage beantworten? Oder wie gehe ich an diese Frage zumindest heran um dies zu versuchen? Welche Perspektiven könnte ich noch betrachten um zu einem Schluss zu kommen? Ist es zumindest sinnvoll die Zeiten der Vetriebstätigkeit bei den Teamleitern zu messen um eventuell mehr Effizienz zu erreichen? Sollten die Daten erfasst werden um auf konkrete Fragestellungen vorbereitet zu sein? Ist der Aufwand dann zu vertreten? Unter welchen Voraussetzungen könnte die Kostenstelle sinnvoll sein?
Habt Ihr einen Lösungsansatz für diese Fragestellung?
Gerne beantworte ich auch weitere Fragen falls Euch Punkte fehlen – für mich gibt das mittlerweile alles nur einen großen Brei, bei dem ich nicht mehr zwischen wichtig und unwichtig differenzieren kann.
Unsere Kostenrechnung insgesamt ist ohnehin sehr fragwürdig, aber für einen Neuaufbau fehlt mir Erfahrung, Berechtigung und vor allem ein Ansatzpunkt um das bisherige System als „gescheitert“ darzustellen…
So, für jegliche Anregung bin ich sehr, sehr dankbar!
Viele Grüße, der Neuling!
da ich neu im Controlling bin und gerade an einer Aufgabenstellung meines Vorgesetzten verzweifle, wende ich mich an Euch mit der Bitte um Hilfe.
Die mir übertragene Fragestellung lautet: Ist die Bildung einer Vertriebskostenstelle in unserem Unternehmen sinnvoll?
Spontan würde ich sofort „ja“ schreien: mehr Transparenz, bessere Zuordnung von Gemeinkosten. In der Realität komme ich jedoch aus vielen Gründen nicht zu einer Entscheidung.
Daher kurz die Eckdaten für Euch:
[list]- Dienstleistungsunternehmen, hauptsächlich Projektgeschäft, 180 Mitabeiter, 8 Standorte[/list:u]
[list]- Kostenrechnung: lediglich eine Vollkostenrechnung, Kostenträger sind die Standorte und darunter die jeweils ein bis 3 Fachbereiche, zentrale Bereiche werden dem Hauptstandort zugerechnet und diese Gemeinkosten später auf alle Bereiche verteilt.[/list:u]
Aufbau des Vertriebs:
[list]- Teamleiter betreuen Projekte und sprechen in der verbleibenden Zeit Bestandskunden an (Abrechnung der einzelnen Projekte über Stundenzettel) bzw. knüpfen neue Kontakte[/list:u]
[list]- Vollzeit Vertriebsmitarbeiter – davon gibt es genau 3 an 2 der 8 Standorte. Davon ist eine Person mittlerweile in Teilen ihrer Arbeitszeit auch für andere Tätigkeiten zuständig. Eine Person beschäftigt sich lediglich mit einem konkreten Fachbereich an (hauptsächlich) einem Standort und die verbleibende Person agiert hauptsächlich Regional für alle Fachbereiche. Eine zentrale Vertriebsleitung existiert nicht.[/list:u]
[list]- Bei wichtigen Terminen reist selbstverständlich auch die obere Führungsriege zu den Bestandskunden oder potentiellen Kunden[/list:u]
[list]- Unterstützend arbeiten einige Personen der jeweiligen Verwaltung an den Standorten mit dem Verfassen von Nachrichten oder der Terminplanung auch noch "irgendwie" mit. Ohne Zeiterfassung.[/list:u]
Die Teamleiter sind immer nur an einem Standort für einen Fachbereich zuständig. Personalkosten lassen sich also ohnehin zu 100% direkt auf die Kostenträger verteilen. Die Definition was genau nun als „Vertriebszeit“ zu definieren und per Stundenzettel zu erfassen wäre ist bereits problematisch, da die meisten Aufträge einfache Folgeaufträge sind und damit der „Vertrieb“ quasi gleichzeitig mit der Arbeit am Projekt geschieht.
Die offiziellen „Vertriebsmitarbeiter“ reisen kaum und befassen sich zumeist mit der Kaltakquise und der Suche nach potentiellen Interessenten im Web und in Zeitungen. Wie auch die Teamleiter sind sie bereits nahezu vollständig als Einzelkosten auf die Kostenträger (Standorte) zurechenbar, lediglich zwischen den Fachbereichen könnte unterschieden werden. Hinzu kommt die Problematik, dass es keine Führung für alle Vertriebsmitarbeiter gibt (regionale Unterstellung unter der Niederlassungsleitung) und damit auch keinen Kostenstellenverantwortlichen.
Eine Zeiterfassung für die Führungskräfte kommt vermutlich nicht in Frage. Lediglich die Reisekosten könnten als Kostenart in die Vertriebskostenstelle einfließen.
Eine konkrete Entscheidungssituation (Make or Buy oder anderes) auf deren Hinblick ich die Fragestellung untersuchen kann kenne ich nicht.
Wie also soll ich diese Frage beantworten? Oder wie gehe ich an diese Frage zumindest heran um dies zu versuchen? Welche Perspektiven könnte ich noch betrachten um zu einem Schluss zu kommen? Ist es zumindest sinnvoll die Zeiten der Vetriebstätigkeit bei den Teamleitern zu messen um eventuell mehr Effizienz zu erreichen? Sollten die Daten erfasst werden um auf konkrete Fragestellungen vorbereitet zu sein? Ist der Aufwand dann zu vertreten? Unter welchen Voraussetzungen könnte die Kostenstelle sinnvoll sein?
Habt Ihr einen Lösungsansatz für diese Fragestellung?
Gerne beantworte ich auch weitere Fragen falls Euch Punkte fehlen – für mich gibt das mittlerweile alles nur einen großen Brei, bei dem ich nicht mehr zwischen wichtig und unwichtig differenzieren kann.
Unsere Kostenrechnung insgesamt ist ohnehin sehr fragwürdig, aber für einen Neuaufbau fehlt mir Erfahrung, Berechtigung und vor allem ein Ansatzpunkt um das bisherige System als „gescheitert“ darzustellen…
So, für jegliche Anregung bin ich sehr, sehr dankbar!
Viele Grüße, der Neuling!
