Software zum Management für Verbrinungsnachweise

Hannes86

Gast

26.02.2013 10:30:25

Hallo werte Buchhaltergemeinde,

heute wende ich mich mit einer speziellen Frage an Sie.
Zur Zeit beschäftige ich mich wieder mit den Verbringungsnachweisen für Umsatzsteuerzwecke.
Das mache ich alle halbe Jahr, sodass das immer ein morts Aufwand und ein leidiges Thema ist.

Arbeitsprozess im Genauen:
Liste per SAP mit Lieferscheinnnummer, Datum, Spedition, Trackingnummer etc. in Excell transportieren!
Nun muss ich gefühlte 10.000 Nachweise händisch in Excell erfassen um zu überprüfen ob alle im System gelisteten Nachweise auch tatsächlich in Papierform vorliegen.

Damit kann ich mich 3 Tage durchgehend beschäftigen. Zwar habe ich mir schon Makros geschrieben die mir den Aufwand etwas erleichtern, allerdings ist das noch lange nicht der Königsweg!

Kann mir jemand eine erprobte Software nennen, die einen solchen Prozess entschlankt und damit Kosten und wertvolle Arbeitszeit einspart bzw. welcher Prozess, welche Software wird Ihrerseits genutzt?

Besten Dank Vorab!

Gruß

Hannes

H.a.a.S.

Gast

26.02.2013 14:53:21

Hallo Hannes,

Deine Fragestellung finde ich sehr interessant. Leider kenne ich hier keine EDV-Lösung. Mich würde aber auch interessieren, ob so etwas existiert.

Bei uns werden die einzelnen Lieferungen in Kundenordnern getrennt. Mit Hilfe einer Checkliste wird dann überprüft, ob alle notwendigen Unterlagen und Informationen pro Lieferung vorliegen. Sobald alles vorliegt, wir der jeweilige Lieferfall als abgeschlossen gekennzeichnet.

Dieser Weg ist natürlich auch mit viel "Handarbeit" verbunden. Hier erfolgt jedoch im Wege der "Abalge" eine permanente Überprüfung und Vervollständigung. Man steht also nicht alle 6 Monate vor einem großen Berg von Arbeit!! Weiterhin ist vorteilhaft, dass (aufgrund des "Überblicks") zeitnah mit den Kunden an der Vervollständigung gearbeitet werden kann.

Es existieren mittlerweile EDV-Systeme, welche mit Hilfe der Stammdateninformationen aus den ERP-Systemen "selbständig" regelmäßige Überprüfungen der USt-ID-Nummern vornehmen und bei "Richtigkeit" automatisch eine Bestätigung anfordern. Wenn man hier also etwas Geld in die Hand nimmt, kann man an dieser Stelle die "nervigen" Abfragen deutlich vereinfachen.

Gruß Martin

Bearbeitet: H.a.a.S. - 26.02.2013 14:55:15

Hannes86

Gast

27.02.2013 09:18:43

Hallo Martin,

vielen Dank für deine Antwort.
Da wir über verschiendenste dt. Niederlasungen Güter verschicken und der Prozess allerdings hier in der Finanzzentrale durchgeführt wird ist eine Überprüfung im Zuge der Ablage leider nicht möglich!

Ich denke da eher an ein monatliches Berichtswesen um die Niederlassungen in die Pflicht zu nehmen. So könnte ich die Arbeit auf mehrere Verantwortliche teilen.

Muss das nochmal mit den Kollegen besprechen ;-)

Gruß

Hannes

H.a.a.S. Gast	4. 27.02.2013 11:45:25 Hallo Hannes, da ist eine Verteilung auf mehrere "Schultern" sicherlich sinnvoll. Nach meiner Erfahrung muss man hier die Kollegen im Vertrieb klar in die Pflicht nehmen und somit auch Verantwortung übertragen. Die Fibu sollte hier "nur" den Überblick behalten und zeitnah das "offene" steuerliche Risiko bestimmen können. So versuchen wir das in unserem Unternhemen. Sobald ich meiner Geschäftsführung melde, das z.B. ein USt-Risiko (wegen nicht vorhandener Unterlagen hinsichtlich der Steuerfreiheit, somit "nachträglicher" Besteuerung mit USt zu Lasten der Spanne) in Höhe von 50TEUR aktuell besteht, kommt hier regelmäßig ordentlich "Druck auf den Kessel". Die verantworltichen Vertriebler müssen sich dann gegenüber der Geschäftsleistung erklären! Funktioniert regelmäßig super! Gruß Martin