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pdf-Rechnung ohne Signatur - Eure Erfahrungen?

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[ geschlossen ] pdf-Rechnung ohne Signatur - Eure Erfahrungen?
1.
23.01.2009 14:11:54
Hallo,

sicher habt ihr auch schon eine Rechnung im pdf-Format bekommen, die keine Signatur enthielt. Weist ihr diese Rechnungen immer zurück oder tut ihr einfach so als ob die ausgedruckte Rechnung per Post gekommen wäre.

Viele Anbieter reagieren überhaupt nicht auf das Verlangen einer Signatur oder Brief-Rechnung oder verlangen eine zusätzliche Gebühr für den Briefversand. Wie sind Eure Erfahrungen? Wie reagiert das Finanzamt in der Praxis? Hat schon Jemand eine Prüfung gehabt, bei der die pdf-Rechnungen Thema waren?

Der Fachbeitrag zum Thema digitale Signatur hier auf dem FIBUmarkt erklärt ja ganz gut die Theorie, aber wie sieht die Praxis aus?

Ich will lieber jetzt sicher gehen, bevor ich in 10 Jahren bei einer Prüfung rückwirkend den Vorsteuerabzug nicht anerkannt bekomme Da kann ein ganz schön großer Betrag zusammenkommen.

Ich freue mich über jeden Hinweis und Kommentar. Danke!

LG, Biene
 
 
2.
26.01.2009 15:41:28
Hallo Biene,

interessante Frage!

Wir erhalten auch immer mehr Rechnungen per email im PDF-Format. Zum Teil sind diese ordnungsgemäß digital signiert. Beim Rest tun wir derzeit so, als ob wir diese per Brief bekommen hätten - also einfach ausdrucken.

Daher würde mich auch interessieren, ob das FA hier tatsächlich Schwierigkeiten machen wird - sofern das FA überhaupt herausbekommen kann, dass die Rechnungen nicht per Brief gesendet wurden. :wink:

Interessant wäre auch zu erfahren, wie man gegen die Aussteller von unsignierten PDF-Rechnungen vorgehen kann und wie PDF-Rechnungen zu archivieren sind. Was passiert mit dem Signaturprotokoll?

Gruß, Buchi
 
 
3.
27.01.2009 08:54:56
Hallo,

in §14 UStG ist die Ausstellung von Rechnungen klar geregelt:

(3) Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch

1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung, oder
2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. EG Nr. L 338 S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten, und zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung auf Papier oder unter den Voraussetzungen der Nummer 1 auf elektronischem Weg übermittelt wird.


Der Rechnungsaussteller ist dazu verpflichtet eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen. Dies ist im Notfall auch einklagbar!

Ich würde davor warnen zu nachlässig mit pdf-Rechnungen umzugehen. Wie im Eingangbeitrag schon gesagt, kann nach ein paar Jahren ein größerer Betrag, evtl. schon mehere tausend EUR, an  Vorsteuerbeträgen aus pdf-Rechnungen zusammenkommen. Wird dieser Vorsteuerabzug, mangels digitaler Signatur, dann vom FA nicht anerkannt, ist der Schaden groß. Wir tragen also das Risiko für Unternehmer, die durch den Versand von pdf-Rechnungen zum Teil Millionen an Einsparungen erzielen (z.B. Telekommunikationsanbieter).

Gerade bei großen Unternehmen kann das FA bestimmt über Kontrollmeldungen schnell nachweisen, dass wir die Rechnungen als pdf-Dokument erhalten haben müssen und nicht auf dem Postweg. Inwieweit das dann jedoch wirklich zur Verneinung des Vorsteuerabzugs in der Praxis führt, ist offen.

Gruß, CP1
 
 
4.
10.02.2009 16:12:45
Ein Bekannter falzt die PDF-Rechnungen nach dem Ausdruck, damit es nicht so sehr auffällt ;).

Aber ich denke mal, in Zukunft wird es auch ohne Signatur gehen, der erste EU-Entwurf ist in Arbeit:
http://europa.eu/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/09/132&language=DE

Zitat
Nach Auffassung der Kommission muss die elektronische Rechnungstellung gefördert werden – und zwar indem die Regelung aufgehoben wird, wonach die elektronische Rechnungsübermittlung durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gesichert sein muss. Zudem wird die elektronische Speicherung von Rechnungen auch dann zulässig, wenn die ursprüngliche Rechnung ein Papierdokument ist, und es werden einheitliche Aufbewahrungszeiten festgelegt.

Früher oder später setzt sich die Vernunft durch.
:)
 
 
5.
10.02.2009 16:40:41
Hallo Jack,

Danke für den Hinweis! Das ist doch mal eine gute Nachricht!  :D

Hoffentlich setzt sich der Entwurf auch durch. Bei der EU ist das ja nicht immer so. Jdenfalls mal eine gute Initiative.

Gruß, Buchi
 
 
6.
21.08.2009 09:13:56
Zitat
Aber ich denke mal, in Zukunft wird es auch ohne Signatur gehen, der erste EU-Entwurf ist in Arbeit:

Freut euch nicht zu früh:
Die neuen Regelungen [KOM (2009) 21] sollen frühestens am 1.1.2013 kommen! (Quelle: IHK Ulm)

Für mich unverständlich!

Ist es echt schon passiert, dass der Prüfer sagt: "Fordern Sie die Rechnungen nach!"?
Gucken die nicht einfach drüber weg?

LG,
Neele
 
 
7.
21.08.2009 16:02:00
Ganz einfach eine ordentliche Rechnung oder eine signierte Rechnung anfordern. Da bereits eine Rechnung vorliegt, kann man von einem Mangel ausgehen und die zweite korregierte Rechnung ist somit nicht extra kostenpflichtig.

Wenn die Rechnung nicht ordentlich ausgestellt wird, egal was nicht stimmt, ob fehlende Signatur oder sonst ein Fehler (übrigens achtet das FA seit neustem sehr stark auf das Leistungsdatum) wird die Rechnung bis zur Korrektur einfach nur Netto bezahlt. Die USt wird einbehalten bis eine ordentliche Rechnung vorliegt.
 
 
8.
21.08.2009 18:48:33
Hallo gws,

wenn es mal so einfach wäre. Mach das mal z.B. bei einem Telekommunikationsunternehmen. Ruckzuck kannst Du nicht mehr telefonieren.

Ich denke, hier sollte es gesetzlich geregelte Bußgelder für Unternehmen geben, die sich weigern eine vernünftige Rechnung auszustellen. Bei Bestellungen im Internet bekomme ich nahezu immer eine pdf- Rechnung ohne Signatur. Es ist jedesmal ein Krampf dann eine ordentliche Rechnung zu bekommen. Da hilft, wenn es um Warenversand geht, nur die Androhung der Rücksendung.

Die derzeitieg Regelung ist m.E. ein unzumutbarer Aufwand für alle Unternehmen, insbesondere wenn man dann auch noch die Signatur-Protokolle elektronisch archivieren muss.

Gruß, CP1
 
 
9.
21.08.2009 21:49:12
Hi CP1,

zugegeben wäre es bei einem Versorger der Telekommunikationsbranche nicht angebracht die Rechnung um die USt zu kürzen, aber dieses Rechnungen haben eigentlich auch eine ordentliche Signatur.

Das die aktuelle Gesetzgebung mit der Aufbewahrung der Signatur nicht die entgültige Lösung sein kann, scheinen ja nun auch endlich wenigstens bei der EU angekommen sein.
 
 
10.
16.09.2009 11:27:25
Hi,

ich finds ja frech, dass Faxe als Rechnungen durchgehen, jedoch E-Mail-Rechnungen anders behandelt werden  :roll:.
Ich habe noch einen interessanten Artikel gefunden, der sich mit solchen Fragen beschäftigt:
Rechnungen und die digitale Signatur >>

Eine Besserung ist noch nicht in Sicht!
 
 
 
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